Règlement intérieur de la Documentation Centrale
La Documentation centrale des HCL est un service transversal en charge de la fonction documentaire. Celui-ci a pour mission principale d’assurer l’accès à la documentation pour les professionnels médicaux, internes, paramédicaux et administratifs, étudiants et enseignants.
Les missions de la Documentation Centrale
Recherche d’informations dans le cadre des trois missions du CHU : Soins, Enseignement et Recherche,
- Négocier et acheter la documentation papier ou numérique
- Donner accès à la documentation à l’ensemble des usagers
- Accompagner les publics dans l’utilisation des ressources au format papier ou numérique
- Accueillir le public dans les bibliothèques et centres de documentation HCL
- Conserver les fonds documentaires patrimoniaux
- Développer et maintenir les partenariats documentaires
- Administrer le système d’information de la Doc Centrale
- Participer aux projets des HCL dans leur aspect documentaire
Toutes les bibliothèques n’offrent pas les mêmes services sur place. Les différents services sont signalés par voie d’affichage dans les bibliothèques les proposant ainsi que sur la page Horaires & accès du portail documentaire.
Les modalités de service public de la Documentation Centrale
Les horaires et calendriers d’ouverture des bibliothèques et du service de documentation sont portés à la connaissance des utilisateurs par voie d’affichage et via le portail documentaire.
Libre accès aux salles de lectures
Les salles de lecture des bibliothèques Esquirol et Clemenceau sont accessibles sans inscription préalable à tous les publics pour la consultation des documents en libre accès et l’usage des espaces de travail, sous condition d’observation des règles de fonctionnement. L'usage de la documentation numérique, des espaces informatiques, du wifi ou des photocopieurs nécessitent une inscription préalable et une autorisation d'accès aux réseau HCL.
Certains locaux font l’objet d’un accès contrôlé, ou restreint. C'est notamment le cas du CDIP.
Les conditions d’inscription
L’inscription est strictement personnelle et engage la responsabilité de son titulaire. Il est possible de se préinscrire en ligne ou auprès du personnel d’accueil en bibliothèque.
Les tarifs, actualisés chaque année, sont accessibles sur la page « conditions de prêt » du portail documentaire.
Lors de l’inscription, un justificatif vous sera demandé afin de justifier du tarif applicable. Par exemple:
- Une carte professionnelle
- Une carte d’étudiant
- Un justificatif d'activité et une adresse professionnelle pour les professionnels de santé hors HCL
- À défaut, une pièce d'identité et un justificatif de domicile nominatif de moins de 3 mois (quittance de loyer ou facture).
Les conditions de prêt, de réservation
Le nombre de documents empruntable et la durée de prêt dépend du statut de l’usager.
La réservation de document est possible pour tous usagers. Les documents réservés sont mis de côté pendant dix jours dans une bibliothèque au choix de l’usager.
Envois et retours de documents par courrier
Les usagers inscrits peuvent réserver les documents en ligne et demander à les recevoir par courrier sur leur lieu d’exercice ou à domicile. Les documents pourront être retournés par les usagers par voie postale à l'aide du bon de retour ou à la charge de leur structure et sous leur responsabilité.
Rappels et pénalités en cas de retard ou de dégradation
Un rappel sera fait à l’utilisateur avant l’échéance de son prêt.
Les pénalités sont de 1 jour de suspension par jour de retard.
Le lecteur est responsable des documents empruntés à son nom.
Les documents perdus ou dégradés doivent être remplacés à l'identique ou remboursés.
Demande d’achat de documents
Tous les usagers peuvent demander l’achat de documents indisponibles dans notre fonds.
Les documents demandés sont acquis, équipés puis réservés au nom de l’usager dans les meilleurs délais. L’utilisateur sera informé de la disponibilité du document par mail.
Bénéficier de nos ateliers de formations
La Documentation Centrale propose des rendez-vous avec les documentalistes pour 1 à 5 personnes, accessibles sur simple demande auprès du personnel.
Bénéficier de l’aide d’une documentaliste
Les documentalistes sont également disponibles pour aider les usagers lors des permanences de bibliothèques, par téléphone ou mail du lundi au vendredi de 8h à 18h. En cas de forte affluence ou selon les contraintes des agents en poste, il peut être demandé aux usagers de privilégier la prise de rendez-vous ou une sollicitation par mail.
PEB et service de fourniture de documents externes
Le service de prêt entre bibliothèques (PEB) de la Documentation Centrale permet aux lecteurs inscrits d’obtenir des documents que nous ne possédons pas dans les bibliothèques des Hospices Civils de Lyon. Le service du PEB dispose d’un vaste réseau (national et international) pour répondre à vos besoins de documentation.
Pour bénéficier de ce service, l’inscription à la bibliothèque est obligatoire, et l’usager doit être en règle.
La bibliothèque propriétaire du document fixe les conditions et la durée du prêt à l’usager de la bibliothèque destinataire. Certains documents sont à consulter sur place exclusivement ou uniquement en format papier
Vos demandes sont traitées dans les 24 à 48h pour les scans d'articles et sous 8 jours ouvrés pour les prêts d'ouvrages (Si recours à un fournisseur étranger le délai de fourniture peut être un peu plus long).
Ce service est gratuit pour les professionnels et internes des HCL, payant en supplément, pour les autres usagers.
Accès et consultation des documents numériques
Pour consulter des documents numériques, vous devez préalablement avoir pris connaissance et signé la Charte des bons usages des systèmes d'information numériques des HCL.
- Depuis un poste informatique des HCL
Sauf mentions contraires, les documents numériques sont disponibles sans limitation depuis tous les postes informatiques des Hospices Civils de Lyon.
- Hors de l’hôpital (Accès distant)
Pour la consultation des ressources numériques en dehors des Hospices Civils de Lyon, la Documentation Centrale met à disposition un accès à distance.
Respect du droit d’auteur : la photocopie des pages d’ouvrages et de périodiques est légalement interdite ; une tolérance pour usage personnel est acceptée à raison de :
- moins de 10% d’un livre ;
- moins de 30% d’un périodique ou d’un journal.
Les règles d’usage
Respect des biens et d’autrui
Les bibliothèques étant des lieux de travail et de recherche, elles sont soumises à des règles de fonctionnement :
- respecter le silence (le travail en groupe n’est pas autorisé en-dehors des locaux prévus à cet effet)
- éteindre ou mettre en mode silencieux les portables, les réponses aux appels devant se faire à l’extérieur de la bibliothèque
- ne pas introduire d’animaux à l’exception des chiens d’aveugle
- prendre soin des documents communiqués ou prêtés
- ne pas dégrader les locaux, équipements et mobiliers
- respecter la propreté des lieux
- respecter les règles de courtoisie réciproque entre usagers et envers les personnels
- les usagers ne sont pas autorisés à pénétrer dans les espaces professionnels (derrière la banque de prêt …) de la bibliothèque sans y avoir été invités.
Toute personne prise en flagrant délit de vol, de tentative de vol, de recel ou de dégradation de document, se verra appliquer une suspension de droit de prêt de documents sur l’ensemble du réseau des bibliothèques des HCL et fera l’objet d’un rapport d’incident circonstancié transmis par la voie hiérarchique à son référent hiérarchique.
En cas de disparition de documents ou de déclenchement d’alarme des portiques antivols, le personnel de la bibliothèque est susceptible de demander à tout lecteur l’ouverture de ses sacs, cartables ou assimilés, ainsi que la présentation de sa carte d’étudiant ou professionnelle.
Le personnel peut effectuer un examen visuel du sac et peut demander la présentation des ouvrages ou périodiques qu’il pourrait contenir. Cet examen doit se faire avec discrétion et courtoisie.
A noter que certaines bibliothèques sont équipées de caméras de vidéosurveillance.
Sécurité
Les usagers doivent respecter les règles de sécurité.
En cas d’incident ou d’alerte, les usagers présents doivent se conformer aux consignes données par le personnel notamment pour l’évacuation des locaux.
Limites de responsabilité
Chaque usager de la bibliothèque est responsable de ses effets et objets personnels. La bibliothèque n’est pas responsable des vols, ni des objets perdus ou trouvés, ni des préjudices éventuels résultant de litiges entre usagers.
Le branchement d’ordinateurs portables sur les prises électriques des salles de lecture n’engage pas la responsabilité de la bibliothèque en cas de panne ou de détérioration des appareils.
Divers
L’affichage institutionnel ou culturel est effectué par l’intermédiaire du personnel de la bibliothèque. La diffusion de documents de toute nature (tracts, journaux, publicités…) de la part des usagers dans l’enceinte des locaux est interdite.
L’entrée dans la bibliothèque entraîne l’acceptation pleine et entière du présent règlement
Le personnel de la Documentation Centrale est chargé de son application sous la responsabilité du responsable.
Des remarques et suggestions par les usagers sont possibles via le formulaire de contact du portail documentaire de la Documentation Centrale.
COORDONNÉES DES BIBLIOTHÈQUES DU RESEAU
Bibliothèque Esquirol
3-5, Avenue Esquirol
69424 Lyon cedex 03
Tél.: 04 72 11 29 99
sa.documentationcentrale@chu-lyon.fr
Bibliothèque Clemenceau
1, avenue Georges Clemenceau
BP 49
69565 Saint-Genis-Laval Cedex
Tél.: 04 78 86 30 06
sa.documentationcentrale@chu-lyon.fr
Centre de Documentation et d’Information Pharmaceutique (CDIP)
57, rue Francisque Darcieux
69561 Saint-Genis-Laval
Tél.: 04 78 86 33 55